isi:Time Anleitung für Admins
Schritt 1: Download der App oder Web-App
Schritt 2: Registrieren
Starten Sie die App und registrieren sich mit Ihre Mailadresse und einem von Ihnen zu wählendes Passwort sowie Firma und Kontaktperson. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Eingabe erhalten Sie eine Bestätigung.
Schritt 3: Registrierung der Mitarbeiter
Hierzu melden Sie sich mit Ihrer Email und dem gewählten Passwort am isi:Time Web Portal an. https://portal.isitime.de. Über den Menüpunkt „Mitarbeiter“, registrieren Sie über „Mitarbeiter anlegen“ die jeweiligen Personen mit Namen, Vornamen und Personalnummer. Die 4 stellige PIN kann frei gewählt werden. Sie dient dem Mitarbeiter später zur Identifizierung beim Ein- und Ausstempeln.
Schritt 4: Terminalinstallation
Für die Erfassung der Arbeitszeiten richten Sie nun ihr isi:Time Zeit-Erfassungsterminal ein. Dazu laden Sie die isi:Time App auf ein Tablet. Nach dem Start der App melden Sie sich mit ihrer Email und dem gewählten Passwort an.
isi:Time ist nun betriebsbereit und zeigt den Zeiterfassungsbildschirm.
Schritt 5: Erfassung der Arbeitszeiten
Für die Erfassung von Arbeitszeiten wählen die Mitarbeiter „Kommen“, „Gehen“ oder „Pause“ und bestätigen mit ihrer Pin. isi:Time generiert daraus die Daten für Tages-, Wochen- und Monatsberichte.
Customizing
isi:Time kann individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Die entsprechenden Einstellungen werden im isi:Time Portal (https://portal.isitime.de) vorgenommen.
Berichte und automatische Pausenberücksichtigung
Im Menu Einstellungen wählen Sie die Berichte aus, die Sie regelmäßig vom System erhalten wollen. Wir die Option Autopause aktiviert, wird den Mitarbeitern die Pausenzeit gemäß der gesetzlichen Vorschriften abgezogen.
Projektbezogene Arbeitszeiterfassung
Sind Projekte angelegt, werden die Mitarbeiter beim Stempeln zur Auswahl des Projektes aufgefordert, an dem Sie gerade arbeiten.
Standortzuordnung
Hat das Unternehmen mehrere Standorte oder sind mehrere isi:Time Zeiterfassungsterminals in Betrieb, so können diese individuell verfolgt werden. Die Standorte werden über die Menüfunktion „Standorte“ vom Administrator eingerichtet. Bei der Aufstellung eines Erfassungsterminals werden Sie dazu aufgefordert, dieses einem Standort zuzuordnen.
Stempeln auf eigenem Gerät / Desktop
Für Mitarbeiter, die am Arbeitsplatz oder auf ihrem eigenen Mobilgerät einstempeln sollen, kann diese Funktion über das Menü Mitarbeiter / Bearbeiten / App Konto eingerichtet werden. Anschließend kann der Mitarbeiter eine Instanz von isi:Time auf seinem Gerät aktivieren.
Begrenzung der Stempelzeiten
Im Rahmen der Bearbeitung eines Standortes ist es möglich Öffnungs- und Schließzeiten anzugeben. Außerhalb dieser Zeiten ist keine Stempelung möglich.
Mit isi:Time arbeiten
Anwesenheitsübersicht
Die aktuell anwesenden/abwesenden Mitarbeiter sehen Sie im Menu „Mitarbeiter“. Dort können sie auch bearbeitet (klick auf Namen), deaktiviert oder gelöscht werden. Bei einer Deaktivierung bleiben die Mitarbeiterdaten erhalten. Eine Zeiterfassung ist jedoch nicht mehr möglich.
Stempelzeiten einsehen und ändern
Stempelzeiten können vom Administrator im entsprechenden Menüpunkt „Stempelzeiten“ eingesehen und geändert werden. Die Änderungen werden nur in den Reports der nicht abgeschlossenen Berichtszeiträume berücksichtigt.
Offline-Logs
isi:Time ist eine serverbasierte Zeiterfassung. Sollte die Verbindung zeitweilig nicht verfügbar sein, werden die Stempelzeiten lokal erfasst und zwischengespeichert. Bis zur Übertragung auf den Server, sind diese Daten als „offline logs“ verfügbar.
isi:Time Anleitung für Mitarbeiter
Sie erhalten ihre Benutzer- PIN von ihrer Verwaltung. Mit dieser bestätigen Sie kommen, gehen oder Pause.
Wir haben versucht die Bedienung von isi:Time so einfach und intuitiv wie möglich zu machen. Wenn es noch besser geht – Wir freuen uns über alle Anregungen und Tipps.